＃06　学校・地域の記録を未来へ　｜　β04

法人資料デジタル化｜写真・冊子・社史など大切な記録を未来へ残す

会社や団体に長年蓄積された写真・冊子・記念資料を、後から活用できるアーカイブへ

会社や団体に、昔の資料が眠っていませんか？

長く活動を続けている会社や団体には、 その歩みを伝えるさまざまな資料が残されています。

創業当時の写真、昔の社屋、 社員旅行や社内行事、 社史、周年誌、社内報、 記念冊子などです。

普段は使わない古い資料でも、 周年事業や社史編纂、 会社紹介などが必要になったとき、 大切な情報源になります。

法人・団体に残されている主な資料

• 創業・創立当時の写真

  創業者、旧社屋、初期の商品や設備など、 会社の始まりを伝える資料です。

• 社内行事・社員の写真

  社員旅行、式典、研修、イベントなど、 会社の文化を伝える写真です。

• 社史・周年誌

  会社や団体の歩みを文章と写真でまとめた 貴重な記録です。

• 社内報・会報

  当時の活動、人事、出来事などを知る資料になります。

• 記念誌・冊子

  周年事業やイベントで制作された資料も、 組織の歴史の一部です。

• 写真アルバム

  社内で代々受け継がれてきたアルバムも、 年代や行事を知る大切な資料です。

紙の写真・冊子は、少しずつ劣化します

写真や冊子は、 倉庫や書庫に保管しているだけでも、 年月とともに劣化していきます。

• 写真の色あせ
• 紙の黄ばみ・変色
• 湿気やカビ
• 冊子の背表紙・製本部分の劣化
• 写真の貼り付き
• 移転や整理時の紛失

特に、創業当時や昭和期の写真など、 同じ写真がほかに残っていない場合は、 一度失われると復元できません。

写真を知る人がいるうちに、情報も残しましょう

古い会社写真を見ても、 時間が経つと 「この人は誰だろう」 「どこの建物だろう」 「何年ごろだろう」 と分からなくなることがあります。

長年勤務した社員やOB・OGの方がいるうちに、 写真について分かる情報を確認しておくと、 記録としての価値が大きく高まります。

• 撮影年代
• 人物名
• 部署・役職
• 場所
• 行事名
• 商品・設備名

写真・冊子・社史をデジタル化する

法人資料は、種類によって 適したデジタル化方法が異なります。

• プリント写真

  一枚ずつスキャンし、画像データとして保存します。

• 写真アルバム

  ページ単位または写真単位でデジタル化します。

• 社史・周年誌

  ページ画像やPDFとして保存し、 冊子全体を閲覧できるようにします。

• 社内報・会報

  年代や号数ごとに整理して、 後から検索・確認しやすい形へ整えます。

デジタル化した後の「整理」が重要です

大量の法人資料をデジタル化すると、 数百、数千というファイルが作られることがあります。

ただスキャンして保存するだけでは、 数年後に何の資料なのか分からなくなります。

そこで、

• 会社・団体名
• 年代
• 資料種別
• 行事名
• 人物・部署
• 通し番号

などを整理し、 後から探しやすいデータ構成を作ります。

法人資料をデジタルアーカイブにする流れ

1. 残されている資料を確認する

   写真、冊子、社史、会報など、 資料の種類と数量を確認します。

2. 年代・資料種別に分類する

   創業期、昭和、平成など、 大きな年代と資料の種類で整理します。

3. 保存する資料を決める

   現物保存、デジタル保存、 両方残すものを確認します。

4. 必要な資料をデジタル化する

   写真・アルバム・冊子などを、 用途に合った形式へ変換します。

5. タイトル・年代・通し番号を付ける

   後から資料の内容が分かるように整理します。

6. 保存・閲覧方法を決める

   社内保存、外部媒体、 クラウドなど、利用目的に合った方法を検討します。

周年事業の前に資料を整理しておく

創業50周年、70周年、100周年などの節目では、 過去の写真や資料が必要になります。

• 周年記念誌
• 社史
• 記念映像
• 式典スライドショー
• 社内展示
• ホームページの沿革紹介
• SNSでの歴史紹介

周年事業が始まってから 倉庫や書庫を探し始めると、 資料を見つけるだけで多くの時間がかかります。

担当者の退職・世代交代にも備える

古い会社資料では、 「この人に聞けば分かる」という状態になっていることがあります。

しかし、担当者や長年勤務した社員が退職すると、 資料の意味や保管場所が分からなくなることがあります。

写真や資料を整理するときに、 分かる範囲で情報を残しておけば、 次の担当者へ引き継ぎやすくなります。

事務所移転・倉庫整理も、資料を見直す機会です

事務所の移転や倉庫整理では、 長年保管されてきた資料を 一度に見直すことがあります。

その際にすべて廃棄するのではなく、 会社の歴史として残す価値があるものを選び、 デジタル化しておく方法があります。

• 創業当時の写真
• 旧社屋の写真
• 歴代商品の写真
• 昔のパンフレット
• 社史・周年誌
• 記念行事の写真

会社だけでなく、団体・協会・同窓会の資料にも

デジタルアーカイブは、 一般企業だけのものではありません。

長く活動を続けてきた団体や協会、 組合、同窓会などにも、 大切な記録が残されています。

• 総会・大会の写真
• 歴代役員の写真
• 会報・記念誌
• イベント記録
• 周年資料
• 活動アルバム

組織の規模にかかわらず、 その団体の歩みを未来へ残す方法を考えることができます。

デジタル化した資料は、さまざまに活用できます

• 社内資料として

  過去の出来事や製品、施設などを確認する資料として利用できます。

• 周年事業に

  記念誌・式典・映像などの制作素材として活用できます。

• 採用・広報に

  会社の歩みや文化を伝える写真として活用できます。

• 社史・沿革づくりに

  年代順に整理した写真が、会社史をまとめる資料になります。

• 次世代への引継ぎに

  組織の歴史を、次の担当者や次世代へ伝える記録になります。

アルバムコンシェルジュの法人資料整理

アルバムコンシェルジュでは、 写真や冊子をデジタル化するだけではありません。

その資料が、 いつ、何のために作られたものなのかを確認しながら、 年代、資料種別、タイトル、通し番号を整えます。

また、 今後どのように使いたいのかを伺いながら、 保存形式や閲覧方法をご提案します。

会社や団体の歩みも、未来へ残す記録です

一枚の古い社屋の写真。

社員旅行の集合写真。

創業当時の商品写真。

何十年も前に作られた一冊の社史。

それぞれは小さな資料でも、 集めて年代順に並べると、 会社や団体が歩んできた歴史が見えてきます。

大切な法人資料を、 未来へつなぐ準備を始めてみませんか。

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